Digitale Post bringt Effizienz und Sicherheit

Hohe Einrichtungskosten amortisieren sich rasch

Von Anja Krüger Die Angst war groß unter den Mitgliedern des amerikanischen Kongresses, nachdem Abgeordnete im Herbst 2001 Briefe mit Milzbrandbakterien erhalten hatten. „Möglicherweise müssen wir die Art drastisch ändern, in der wir mit unserer Wählerschaft korrespondieren“, sagte damals Senator Pat Roberts. Die Politiker beschlossen ein Pilotprojekt: Für mehr als 100 Parlamentarier digitalisiert die Poststelle des Abgeordnetenhauses mittlerweile die Korrespondenz und gibt sie im gefahrlosen PDF-Format an die Adressaten weiter.

Sicherheitsüberlegungen geben normalerweise nicht den Anstoß dafür, dass Unternehmen oder Behörden ihre Poststelle digitalisieren. Vielmehr versprechen sie sich von der Modernisierung effizientere Arbeitsabläufe. Im BKK-Abrechnungszentrum Emmendingen, das für 160 Betriebs- und Innungskrankenkassen mit sieben Millionen Versicherten Abrechnungen abwickelt, lesen Scanner täglich rund 70 000 Blatt Papier ein. Früher musste dieser Berg per Hand geöffnet und an die verschiedenen Sachbearbeiter verteilt werden, von denen die erforderlichen Informationen manuell erfasst wurden. Heute öffnet eine Maschine die Post, zwei Scanner lesen sie ein und der Computer verteilt die erfassten Daten automatisch in die elektronischen Fächer der zuständigen Sachbearbeiter.

Mitarbeiter bleiben wichtig

Ganz ohne Menschen kommt aber auch die digitale Poststelle nicht aus. „Mitarbeiter müssen die Dokumente zum Scannen vorbereiten, zum Beispiel Klammern entfernen, und bei fehlerhaften Lesevorgängen nachbessern“, erklärt Gerhard Eichenbaum vom BKK-Abrechnungszentrum. Das im vergangenen Jahr eingeführte System hat nach seinen Angaben rund 1 Mio. Euro gekostet. „Nach unseren Berechnungen amortisiert sich das nach zweieinhalb Jahren“, erzählt er. Durch die Anschaffung konnte das Unternehmen nicht nur Personalkosten einsparen, sondern auch seine Kapazitäten ausweiten.

Das Abrechnungszentrum musste viel Geld in die neue Technik investieren, weil es extrem hohe Kapazitäten benötigt. Auch Unternehmen müssen mit Anschaffungskosten im sechsstelligen Bereich rechnen, sagt Michael Spiess vom Softwareanbieter Top Image Systems (TiS), der seinen Hauptsitz in Tel Aviv hat und eine Niederlassung unter anderem in Köln besitzt. „Aber interessant ist nicht die Höhe der Kosten, sondern die Frage, wann der Return of Investment erreicht ist“, erzählt er. Nach seinen Angaben haben sich die Investitionen bei den meisten Unternehmen nach einem Jahr amortisiert.

Digitale Poststellen im Kommen

Von den 600 Kunden, die TiS weltweit hat, verfügt erst ein Prozent über eine digitale Poststelle. Spiess ist davon überzeugt, dass die Nachfrage rasant steigen wird. Interessant ist die Umstellung vor allem für große Dienstleister wie Versicherer oder Unternehmen aus der Telekommunikationsbranche ab einem täglichen Postvolumen von 10 000 Blatt.

Wie die Beschäftigten auf eine geplante Digitalisierung reagieren, hängt davon ab, ob sie in die Umsetzung einbezogen werden. „Grundsätzlich kann man nicht sagen, dass die Digitalisierung gut oder schlecht ist“, sagt Cornelia Brandt von der Grundsatzabteilung Innovation und Technologiepolitik der Gewerkschaft Verdi. Arbeitnehmervertreter lehnen die Umstellung ab, wenn sie allein ein Mittel zur Rationalisierung ist.

Werden die Beschäftigten von Anfang an in die Pläne einbezogen und haben genügend Gelegenheit zur Mitgestaltung, reagieren sie positiv. „Am besten ist, wenn es eine Betriebsvereinbarung gibt“, erzählt Brandt. Darin könne auch geklärt werden, was mit den Mitarbeitern der herkömmlichen Poststelle geschieht. „Digitalisierung muss nicht zwangsläufig mit Arbeitsplatzabbau verbunden sein“, sagt Brandt weiter. „Die Leute können schließlich weitergebildet werden.“

Quelle: Financial Times Deutschland


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